Documento Técnico: Sistema de Autogestión de Proveedores

Introducción

El sistema de autogestión de proveedores es una solución integral diseñada para optimizar la eficiencia operativa en los procesos de compra y pago a proveedores. Este software impulsa la transformación digital en la gestión de proveedores, permitiendo a las empresas mejorar la interacción con sus proveedores a través de un portal online disponible 24×7.

Este documento proporciona una descripción detallada de las funcionalidades y beneficios del sistema.

Funcionalidades del Portal

Consulta de estado de pedidos y pagos: Los proveedores pueden verificar el estado de sus órdenes de compra y pagos en cualquier momento, reduciendo la necesidad de consultas directas.
Subida de documentación: Permite a los proveedores subir documentos relevantes, como facturas y certificados, directamente en el portal.
Notificaciones automáticas: Los proveedores reciben alertas y notificaciones sobre actualizaciones de estado y otros eventos importantes.
Automatizaciones y Workflows: Simplifique el trabajo de sus equipos internos mediante automatizaciones, workflows de aprobación online y reglas de negocio. Esto no solo reduce el tiempo de procesamiento, sino que también minimiza los errores humanos y mejora la consistencia en los procesos.

Beneficios del Sistema

Reducción de tiempo: Automatiza tareas repetitivas como la validación de facturas y la actualización de registros.
Consistencia y precisión: Implementa reglas de negocio que aseguran que todas las operaciones cumplan con los estándares de la empresa.
Mejora en la toma de decisiones: Los workflows de aprobación online permiten una revisión rápida y eficiente de las solicitudes y órdenes.
Mejora en la Relación con Proveedores: un sistema de autogestión de proveedores bien implementado mejora significativamente la relación con sus proveedores al proporcionarles herramientas para gestionar sus interacciones con su empresa de manera eficiente y transparente
Reducción de Costos Operativos: Al automatizar y simplificar los procesos de gestión de proveedores, las empresas pueden reducir costos operativos asociados a la administración manual y al manejo de errores.
Cumplimiento Normativo: El sistema ayuda a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones vigentes al mantener registros detallados y auditables de todas las transacciones y actividades relacionadas con proveedores.

Transparencia

Registros y Auditoría

Logre una mayor transparencia en su proceso de compras y pago a proveedores. El sistema deja registros y pistas de auditoría para cada una de las actividades, lo que permite un seguimiento detallado y facilita las auditorías internas y externas.

Elementos Clave de Transparencia

Historial de transacciones: Mantiene un registro detallado de todas las transacciones y actividades realizadas.
Accesibilidad a la información: Todos los datos relevantes están accesibles para las partes interesadas autorizadas en cualquier momento.
Informes y análisis: Genera informes detallados para el análisis y la revisión de procesos, facilitando la identificación de áreas de mejora.

Módulos del Software

Requerimientos Internos

Gestione los procesos de aprobación de sus requerimientos internos o solicitudes de pedido y haga un seguimiento de su posterior compra. Este módulo asegura que todas las solicitudes sean aprobadas antes de proceder con la compra, mejorando la coordinación interna.

Cotizaciones

Ofrezca un portal online donde sus proveedores puedan visualizar y participar en cotizaciones. Simplifique el proceso de análisis, evaluación y adjudicación de ofertas, asegurando una selección justa y competitiva.

Alta y Actualización de Proveedores

Permita a sus proveedores cumplimentar la información y documentación necesaria tanto para el alta inicial como para sus actualizaciones posteriores a través de un portal online. Esto asegura que toda la información de los proveedores esté siempre actualizada y accesible.

Contratos

Cuente con un repositorio para los contratos históricos que su empresa ha firmado con proveedores y reciba recordatorios de renovación. Este módulo facilita la gestión y el seguimiento de los contratos a lo largo del tiempo.

Presupuestos

Asigne presupuestos dentro de su empresa y lleve un seguimiento detallado de los mismos contra las órdenes de compra. Esto permite un control financiero más riguroso y una mejor planificación de los gastos.

Órdenes de Compra

Ofrezca a sus proveedores un portal online donde puedan consultar el estado de sus órdenes de compra las 24 horas del día. Esto mejora la comunicación y reduce las consultas sobre el estado de los pedidos.

Facturas

Permita a sus proveedores cargar sus facturas y asociarlas a las órdenes de compra para su posterior aprobación interna a través de un portal online. Esto agiliza el proceso de facturación y asegura que las facturas sean procesadas de manera eficiente y transparente.

Pagos

Ofrezca a sus proveedores un portal online donde puedan consultar los pagos realizados junto con la documentación respaldatoria. Envíe avisos automáticos informando sobre los pagos a sus proveedores, mejorando la transparencia y la satisfacción del proveedor.

Conclusión

La implementación de este sistema de autogestión de proveedores no solo optimiza los procesos internos y mejora la transparencia, sino que también fortalece la relación con los proveedores al ofrecerles herramientas eficientes y accesibles para la gestión de sus interacciones con su empresa. Solicite una demo para descubrir cómo esta solución puede transformar la gestión de sus proveedores.

Solicitar una Demo

Para conocer más sobre cómo este sistema puede beneficiar a su empresa, le invitamos a solicitar una demo. Esta demostración le permitirá explorar todas las funcionalidades del software y comprender cómo se adapta a las necesidades específicas de su empresa.